局機(jī)關(guān)各科室，市大數(shù)據(jù)中心：

現(xiàn)將《濰坊市大數(shù)據(jù)局檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

濰坊市大數(shù)據(jù)局

2025年7月14日

（此件公開發(fā)布）

濰坊市大數(shù)據(jù)局檔案管理辦法

第一章總則

第一條 為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心的檔案管理，維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處理管理辦法》以及《山東省檔案條例》，結(jié)合我局實(shí)際，制定本辦法。

第二條 機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)、理順體制、配備設(shè)備、充實(shí)人員，積極組織協(xié)調(diào)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、與業(yè)務(wù)工作共同推進(jìn)。

第三條 局機(jī)關(guān)檔案是指局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心各科室在開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)檔案（文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）、電子檔案（數(shù)碼照片、數(shù)字錄音、數(shù)字錄像）、其他載體檔案（照片檔案、光盤檔案）及其他各類不同形式的歷史記錄。

第二章工作機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第四條  局機(jī)關(guān)檔案室隸屬局辦公室，檔案工作由一名局領(lǐng)導(dǎo)分管、辦公室主任主管。局機(jī)關(guān)檔案室設(shè)置一名專職檔案管理人員，局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心各科室由科長(zhǎng)指定一名人員作為兼職檔案管理人員，承擔(dān)本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作。局機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以局辦公室為中心，由局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心各科室負(fù)責(zé)人組成的檔案工作架構(gòu)。

第五條 專職檔案管理人員主要工作職責(zé):

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章及各項(xiàng)相關(guān)的方針政策;建立、健全本局檔案工作的規(guī)章;制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃。

（二）負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心各種門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極開發(fā)利用檔案信息資源。

（三）對(duì)局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（四）負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心檔案的接收、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀工作，按規(guī)定定期向市檔案館移交本局具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案和向市檔案局報(bào)送年度檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)工作。

（五）按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》規(guī)定，及時(shí)向市檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息文件資料。

（六）認(rèn)真學(xué)習(xí)更新檔案工作業(yè)務(wù)，接受市檔案局檔案管理科室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。

第六條 兼職檔案管理人員主要職責(zé):

按照“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰生成誰負(fù)責(zé)”的原則，負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體檔案的收集、整理、編目，按規(guī)定要求整理后，定期移交局機(jī)關(guān)檔案室集中統(tǒng)一管理。

第三章整理與歸檔

第七條根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，凡本局在日常公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生形成的各種有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，任何人不得據(jù)為己有和拒絕歸檔或者毀損、丟失。

機(jī)關(guān)檔案包括:

（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；

（二）機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案;

（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；

（六）其他檔案。

第八條具體歸檔范圍和保管期限參照本局編制的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，歸檔文件應(yīng)當(dāng)為原件。不需要?dú)w檔的公文以及刊物、圖書資料等，可由各科室單獨(dú)暫時(shí)保存。

文書檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）規(guī)定。

其他門類檔案收集范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九條  檔案資料的保管期限要根據(jù)其利用價(jià)值合理確定，文書檔案的保管期限為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。會(huì)計(jì)、人事、基建、設(shè)備等檔案按有關(guān)規(guī)定確定保管期限。

第十條 各類檔案案卷質(zhì)量和裝具等均按國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。凡屬立卷歸檔的文件、圖紙、資料所用書寫材料和制成材料必須符合檔案質(zhì)量要求，具有永久、定期30年保存價(jià)值的文件材料禁止使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆書寫。

第十一條 局機(jī)關(guān)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案分類方案。機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動(dòng)。

第十二條局機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

局機(jī)關(guān)檔案門類按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會(huì)計(jì)（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物檔案（SW）設(shè)置一級(jí)門類代碼，專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級(jí)門類代碼。

第十三條 各類檔案歸檔時(shí)間嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。上一年度的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年三月底以前向局檔案室移交歸檔;會(huì)計(jì)檔案隔年送檔案室歸檔;聲像及電子檔案凡與其他文書檔案相關(guān)聯(lián)的，可與相關(guān)的文書檔案一起歸檔，其他單項(xiàng)活動(dòng)的聲像、電子檔案一般應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。信息化項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)由科室負(fù)責(zé)人整理歸檔、妥善保存?zhèn)洳椋４鏁r(shí)間不少于10年。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條 檔案的移交與接收。各類檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理后，由各科室兼職檔案管理人員填寫移交目錄一式二份(具體到每份文件，含電子版文檔)，與局檔案室進(jìn)行交接后簽名蓋章，雙方各保存一份。

任何科室和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第四章檔案管理和查閱利用

第十五條 局機(jī)關(guān)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。

第十六條 局機(jī)關(guān)設(shè)專門檔案室。配套完善保管檔案的必要設(shè)施，室門窗要堅(jiān)固，要采取檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染“九防”措施。

檔案室不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

第十七條 局機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)定期組織各科室檔案兼職人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

第十八條 應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段對(duì)局機(jī)關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理，并建立相應(yīng)的電子檔案。電子檔案的保管應(yīng)配備專用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)備份。通過網(wǎng)絡(luò)管理的，還須做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整、安全。

第十九條 建立檔案鑒定銷毀小組，對(duì)已超過保管期限和解密期限檔案進(jìn)行鑒定。銷毀文件時(shí)，要編制銷毀清冊(cè)，檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按流程進(jìn)行銷毀。

第二十條 局機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、檔案工作負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室檔案兼職人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

第二十一條 局機(jī)關(guān)辦公室組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)科室共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；執(zhí)行銷毀檔案任務(wù)時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)督，必須到指定場(chǎng)所進(jìn)行銷毀;在檔案銷毀后、應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第二十二條 檔案查閱利用

（一）查閱檔案資料應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù)，查閱局黨組紀(jì)要，必須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案須在局檔案室內(nèi)進(jìn)行，不能擅自帶出查閱。外來單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，也不得擅自將材料裝入檔案。

（二）有密級(jí)的文件檔案不能借出和復(fù)印，查閱須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)。查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

（三）借閱檔案必須遵循有關(guān)規(guī)定，履行必要的借閱手續(xù)，不得轉(zhuǎn)借他人，閱完及時(shí)歸還，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

第五章檔案信息化建設(shè)

第二十三條 局機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案信息化工作。局機(jī)關(guān)檔案信息化工作與局機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，資源共享共用。    局機(jī)關(guān)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。    電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存要求。    局機(jī)關(guān)辦公室統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第六章檔案管理獎(jiǎng)懲

第二十四條 對(duì)認(rèn)真遵守檔案管理工作規(guī)定，在檔案管理工作中愛崗敬業(yè)、成績(jī)突出的，應(yīng)當(dāng)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反檔案管理規(guī)定的，要予以批評(píng)并責(zé)令改正;對(duì)檔案工作造成影響或受到損失的，視情節(jié)輕重，要追究直接責(zé)任人和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

第七章檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急處置

第二十五條 突發(fā)事件應(yīng)急處置是指可能危及檔案安全的汛期警報(bào)、火災(zāi)警報(bào)、防盜保密事件等處理與防范措施，以及及時(shí)地組織人員，保證檔案安全的活動(dòng)。檔案是不可再生資源。當(dāng)面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí)，要把保障檔案的安全作為重大事故和自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少其對(duì)檔案的影響。

第二十六條 組織機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

（一）檔案管理應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組成

由分管檔案工作的班子成員任組長(zhǎng)，辦公室主任任副組長(zhǎng)，成員由局機(jī)關(guān)、大數(shù)據(jù)中心相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和檔案、信息安全工作人員組成。應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在局辦公室。

（二）領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室主要職責(zé)

當(dāng)檔案室發(fā)生重大事故或?yàn)?zāi)害時(shí)，具體組織事故處理，救災(zāi)管理和協(xié)調(diào)工作，及時(shí)統(tǒng)計(jì)受災(zāi)影響范圍和受災(zāi)程度，向局領(lǐng)導(dǎo)做好情況匯報(bào)。

第二十七條處置程序

（一）局檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室通知各相關(guān)科室參與應(yīng)急處置。在局檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮下，局機(jī)關(guān)、中心各相關(guān)科室加強(qiáng)溝通、互相支持、積極配合、密切協(xié)作。

（二）應(yīng)急處置過程中，局檔案管理應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室督促檢查各項(xiàng)決策和應(yīng)對(duì)措施的落實(shí)執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)處置決策和應(yīng)對(duì)措施落實(shí)到位，取得實(shí)效。

（三）檔案管理突發(fā)事件處置完畢，由局檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提出終止應(yīng)急狀態(tài)的建議，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，終止應(yīng)急響應(yīng)并由局檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)辦公室通知相關(guān)科室。

第八章附 則

第二十八條  本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。